Selbstmanagement: warum es so wichtig ist
Mal wieder hast du dich komplett mit deinen Aufgaben verzettelt. Statt noch genügend Zeit für die Vorbereitung der Klausur oder dafür zu haben, die korrekten Zahlen für das Projekt zusammenzustellen, bist du mal wieder unter Zeitdruck.
Das ist ärgerlich, denn Druck bedeutet Stress und unter Stress arbeiten die meisten von uns nicht so konzentriert und sorgfältig wie wir es mit ausreichend Zeit tun würden. Das ist jedoch nicht nur in der konkreten Situation ein Problem. Wenn du deine Arbeit nicht konzentriert machst, unterlaufen dir eher Fehler. Was wiederum bedeutet, dass du zusätzlich Zeit aufwenden musst, um diese Fehler wieder auszubügeln.
Kurzum, schlechtes Selbstmanagement kostet Zeit und macht nur Ärger. Und kann dir so die Laune ganz schön vermiesen. Und schlechte Laune ist ein Motivationskiller.
Erfolgreiches Selbstmanagement: Was gehört dazu?
Personen, die ein gutes Selbstmanagement im beruflichen Kontext an den Tag legen, schaffen es, ihren Arbeitstag nicht nur selbstständig zu strukturieren, sondern auch das zu schaffen, was sie sich vorgenommen haben. Der beste Plan nützt schließlich nicht viel, wenn er nicht eingehalten wird.
Selbstmanagement soll außerdem dabei helfen, die eigene Motivation und damit auch Produktivität zu steigern. Aus verschiedenen Untersuchungen und Studien wissen wir, dass Menschen, die motiviert eine Sache angehen, produktiver arbeiten und in der gleichen Zeit mehr erledigen als Kollegen, die nur äußert unmotiviert am Arbeitsplatz sitzen.
Selbstmanagement lernen: Die Vorarbeit
Wer lernen möchte, sich besser selbst zu organisieren und seine Zeit besser einzuteilen, der sollte zunächst eine Bestandsaufnahme machen. Das ist bei vielen geplanten Veränderungen so. Denn wenn du weißt, wo du stehst, kannst du viel zielgerichteter die nächsten Schritte angehen.
Um effektives Selbstmanagement zu lernen oder dein Selbstmanagement zu verbessern, solltest du zunächst einen Überblick über diejenigen Dinge bekommen, die dich am meisten unnötig Zeit kosten.
Für viele ist das vermutlich Social Media. Was natürlich nicht bedeutet, dass du von nun an keine Zeit mehr im Netz verbringen solltest. Im Gegenteil, beim Selbstmanagement geht es darum, die Zeit, die dir zur Verfügung steht, sinnvoll zu nutzen. Social Media kann durchaus sinnvoll sein – solange du es damit nicht übertreibst.
Denn – auch das zeigen viele Untersuchungen – auch wenn wir zunächst planen, nur kurz durch den Feed zu scrollen, lassen wir uns schnell ablenken und verbringen viel mehr Zeit im Netz, als ursprünglich geplant. Das gilt übrigens oft auch dann, wenn wir nur schnell auf die WhatsApp Nachricht des guten Freundes antworten wollen. Häufig bleibt es nicht dabei – einmal das Smartphone in der Hand, schon ist die Versuchung groß, dass wir noch andere Dinge im Netz machen. Und so ist schnell eine halbe Stunde oder mehr um.
Wer sein Selbstmanagement optimieren möchte, muss daher zunächst genau analysieren, wo es Verbesserungsbedarf gibt und welche Angewohnheiten dazu führen, dass man viel Zeit verliert. Wie das geht? Versuch dir dazu über einen längeren Zeitraum, also zwei Wochen oder einen ganzen Monat, genau zu notieren, wofür du deine Zeit aufwendest. Beim iPhone oder iPad kannst du dazu die Funktion „Bildschirmzeit“ nutzen. Damit kannst du sehen, welche Apps am Smartphone du am häufigsten nutzt und dir dann überlegen, ob du nicht auch mit weniger Zeit auskommen würdest.
Du solltest dich natürlich nicht nur auf deine digitalen, sondern auch auf deine analogen Aktivitäten konzentrieren. Das vermeintlich kurze Gespräch mit den Kollegen in der Kaffeeküche oder das Meeting, das man ohne Probleme durch eine E-Mail ersetzen könnte, sind ebenfalls Dinge, die dazu beitragen können, dein Selbstmanagement zu verbessern.
Schreib dir daher auch diese Aktivitäten möglichst genau auf. Auch wenn du vermutlich nicht in der Lage bist, darüber zu bestimmen, ob Meetings an deinem Arbeitsplatz künftig gestrafft oder gar ersetzt werden, kann dir dieses Vorgehen helfen: Je nach dem, wie dein Vorgesetzter tickt, freut er sich über einen Verbesserungsvorschlag von seinen Mitarbeitern – und das wiederum bringt dir Pluspunkte ein
Selbstmanagement lernen und optimieren: Beispiele zur Umsetzung
Methoden und Strategien, wie du dein Selbstmanagement verbessern und optimieren kannst, gibt es in Hülle und Fülle (Tipp: Sieh zum Beispiel in unserem Artikel zum Thema Prioritäten setzen nach). Statt weitere Methoden vorzustellen, gibt es daher nun ein paar Beispiele, wie du dein Selbstmanagement verbessern kannst:
1. Klaren Plan erstellen
Dieses Vorgehen kennt man auch unter dem Begriff „To-Do-Liste erstellen“ – und nichts anderes ist damit gemeint. Statt morgens auf der Arbeit zu überlegen, was zu tun ist und in welcher Reihenfolge, kannst du dir eine Menge Zeit sparen, indem du dir diesen Schritt sparst.
Idealerweise hast du einen groben Plan, was im Laufe deiner Arbeitswoche zu erledigen ist. Diese einzelnen Aufgaben verteilst du in sinnvoller Reihenfolge auf die Arbeitstage, die vor dir liegen.
Sollte es dir nicht gelingen, deinen Plan für den Tag vollständig abzuarbeiten, schreibst du die Aufgaben für den nächsten Tag auf. Am Morgen weißt du so genau, was zu erledigen ist und kannst sofort starten – statt zu überlegen, was gemacht werden muss und ob du etwas vergessen hast.
Das hat noch einen weiteren Vorteil: Dein Mental Load wird durch das Aufschreiben kleiner. Du musst dir die einzelnen Dinge nämlich nicht im Kopf merken, sondern hast sie vor dir auf Papier niedergeschrieben. Das schafft geistige Kapazitäten, die du wiederum in deine Arbeit stecken kannst.
2. Regelmäßig Pausen machen
Einigen Kollegen muss man diesen Tipps nicht noch zusätzlich geben – sie verbringen ohnehin schon viel Zeit damit, Pause zu machen. Natürlich gehörst du nicht zu dieser Sorte von Arbeitnehmer, daher solltest du darauf achten, in regelmäßigen Abständen abzuschalten und dich auf etwas anderes zu konzentrieren.
Aus verschiedenen Studien wissen wir, dass kein Mensch über acht Stunden am Tag konzentriert arbeiten kann. Spätestens nach vier bis sechs Stunden ist unsere Konzentration aufgebraucht und wir benötigen eine längere Pause.
Es kann jedoch auch förderlich für die Qualität deiner Arbeit sein, schon früher eine kurze Pause einzulegen. Die Pomodoro-Technik beispielsweise schlägt vor, nach jedem Arbeitsintervall von 25 Minuten Länge, eine Pause von fünf Minuten zu machen. Das soll die Produktivität erhöhen, indem die Konzentration gesteigert wird.
3. Unangenehme Dinge zuerst erledigen
Soll das Selbstmanagement gelingen, gehört auch einiges an Disziplin dazu. Was wohl eine ganze Menge Disziplin erfordert, ist unangenehme Dinge nicht aufzuschieben, also das Prokrastinieren zu verhindern.
Hier kann die Holzhammermethode helfen: Statt beispielsweise die unangenehme E-Mail an den Vorgesetzten den gesamten Tag über vor sich herzuschieben, heißt es, Zähne zusammenbeißen und die Mail gleich morgens als erstes schreiben – noch vor allen anderen Aufgaben.
Der Vorteil: Das gibt dir ein gutes Gefühl, denn wenn die Nachricht vom Tisch ist, bist du erleichtert und kannst dich auf andere Dinge konzentrieren. Du wirst nämlich nicht permanent daran erinnert, dass du eigentlich noch die Mail schreiben solltest und beschäftigst dich daher auch nicht andauernd damit, Gründe zu finden warum du die Mail jetzt gerade nicht schreiben kannst. Stattdessen hakst du diesen Punkt gleich morgens als allererstes ab und kannst dich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren. Das solltest du dir generell angewöhnen, wenn du dazu tendierst, unangenehme Aufgaben vor dir her zu schieben. Denn Prokrastinieren raubt dir wertvolle Ressourcen, die du eher dafür einsetzten kannst, dein Selbstmanagement zu optimieren.