Prioritäten setzen: Was bedeutet das überhaupt?
Zu Priorisieren bedeutet schlicht und ergreifend, die Aufgaben, die man zu erledigen hat, in eine bestimmte Reihenfolge zu bringen. Dabei gibt es unterschiedliche Kategorien: Manche Aufgaben gruppiert und ordnet man nach Dringlichkeit, beispielsweise anhand der Deadline, andere wiederum nach ihrer Wichtigkeit – die E-Mail an den Chef sollte Priorität vor der Nachricht an Kollegen haben.
Wem es gelingt, Prioritäten richtig zu setzen, der hat mehr Zeit und kann konzentrierter arbeiten. Man muss sich dann nämlich nicht permanent damit beschäftigen, was es noch zu erledigen gibt und welche Aufgabe als nächstes abgearbeitet werden sollte. Dank einer Prioritätenliste gibt es keine Fragen, was wann erledigt werden muss.
Genau das hat noch einen weiteren Vorteil neben der Zeitersparnis: Du hast mehr kognitive Kapazitäten frei. Du musst dich nicht damit beschäftigen, an all die Dinge zu denken, die noch zu machen sind. Und nachdem du einen Sache erledigt hast, musst du auch nicht jedes Mal im Kopf die Liste der noch anstehenden Aufgaben durchgehen. Stattdessen konzentrierst du dich stur auf deine Liste, in der du deine Prioritäten gesetzt hast und hältst dich an den dort vorgesehen Ablauf. Du wirst sehen, dass die dir eine ganze Menge Mental Load erspart.
Noch dazu hilft dir eine Prioritätenliste dabei, dich zu fokussieren und deine Zeit nicht unnötig zu verplempern. Wir alle kennen es doch aus eigener Erfahrung, dass aus kurz-mal-eben-die-Mails-checken schnell eine halbe Stunde oder mehr im Netz werden. Diese Zeit fehlt dir jedoch für andere Aufgaben und das führt dazu, dass du im schlimmsten Fall Überstunden machen musst und weniger Zeit für Hobbys und Freunde hast.
Prioritäten setzen: Ein paar Methoden in der Übersicht
Da es eine ganze Reihe von Vorteilen hat, wenn man in der Lage ist, sich effektiv Prioritäten zu setzen – und sich vor allem auch an die eigenen Vorgaben zu halten – gibt es gleich mehrere Methoden, die dabei helfen sollen, Aufgaben zu priorisieren. Schauen wir uns einige an und lernen daraus:
Eisenhower-Methode
Wer den Text weiter oben aufmerksam gelesen hat, ist bereits zwei der Kategorien der Eisenhower-Methode, auch Eisenhower-Matrix oder Eisenhower-Prinzip genannt, begegnet: Dringend und wichtig. Das simple Prinzip beruht darauf, dass man alle anstehenden Aufgaben anhand dieser beiden Kategorien einordnet und so entscheidet, wann, von wem und ob sie überhaupt angegangen werden müssen. Das Ganze sieht dann so aus:
| Wichtige Aufgabe | Unwichtige Aufgabe | |
| Dringende Aufgabe | Dingende und gleichzeitig wichtige Aufgaben solltest du sofort erledigen. Beispielsweise die E-Mail an den Chef schreiben. | Aufgaben, die relativ zügig erledigt werden müssen, die aber nicht wirklich wichtig sind, kannst du im Idealfall delegieren. Vielleicht kann dir ein Praktikant dabei helfen? |
| Nicht dringende Aufgabe | Grundsätzlich solltest du wichtige Aufgaben selbst übernehmen. Wenn sie allerdings nicht sehr eilig sind, kannst du dir einen festen Termin in deinem Kalender blocken, an dem du die Aufgabe angehen sollst. | Die Aufgabe ist unwichtig und hat noch dazu Zeit? Klingt nach einem Kandidaten für die Rundablage. Denn was weder dringend noch von besonderer Brisanz ist, kostet im schlimmsten Fall einfach nur Zeit. Und genau diese Zeit kannst du doch wohl besser nutzen, oder? |
Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik ist ein weiterer Klassiker des Zeitmanagements und daher optimal geeignet, wenn du lernen möchtest, deine Prioritäten zu setzen und effektiv abzuarbeiten.
Bei der Methode wird die zu erledigende Aufgabe in kleinere Zeitintervalle eingeteilt. Um diese Zeitintervalle zu messen, nutzte der Erfinder, der Italiener Francesco Cirillo, eine Küchenuhr. Und diese Küchenuhr hatte die Form einer Tomate – auf Italienisch Pomodoro.
Die Methode soll dabei helfen, konzentriert zu arbeiten, indem man zunächst 25 Minuten arbeitet und sich danach fünf Minuten Pause gönnt. Da 25 Minuten schnell um sind, erhöht das die Chance, dass man sich während der Arbeitsphase wirklich konzentriert der Aufgabe widmen kann. Konkret sieht das so aus:
- Such dir eine Aufgabe von deiner Prioritätenliste, die du bearbeiten möchtest. Idealerweise lässt sie sich in mehrere kleine Teilaufgaben zerlegen.
- Schreib dir danach kurz auf, welche Teilschritte erledigt werden müssen und was das Ziel der gesamten Aufgabe ist.
- Danach stellst du den Timer auf 25 Minuten und arbeitest voll konzentriert – so lange bis der Timer klingelt.
- Jetzt kannst du dich für fünf Minuten entspannen und kurz verschnaufen.
- Nach deiner kurzen Pause schaust du dir an, wie viele der geplanten Aufgaben du in den vorherigen 25 Minuten geschafft hast. Diejenigen, die du nicht erledigen konntest, kommen auf deine neue Liste. Denn jetzt startet das nächste Intervall. Also, Timer auf 25 Minuten stellen – und los.
- Nach 25 Minuten gönnst du dir wieder eine kurze fünfminütige Unterbrechung.
- Danach startet das nächste Intervall. Nach vier solcher Durchgänge hast du dir eine längere Pause verdient: Nicht mehr fünf, sondern 30 Minuten stehen dir nun zur Erholung zur freien Verfügung.
Wie setze ich die richtigen Prioritäten?
Das Problem mit den Prioritäten: Nicht allen Menschen gelingt es, wichtige Aufgaben von eher unwichtigen Dingen zu trennen. Noch dazu ist die Grenze zwischen denjenigen Tasks, die dringender von denjenigen, die noch ein wenig Zeit haben, nicht immer klar zu ziehen. Mit anderen Worten: Einige möchten zwar Prioritäten setzen, wissen aber nicht, wie sie das machen sollen. Genau für diese Personen kommen nun ein paar Tipps:
- Schaden identifizieren: Gehen wir davon aus, dein Chef teilt dir am Anfang der Woche gleich eine ganze Reihe von Aufgaben zu, die – wie immer – asap erledigt werden sollen. Wenn du nun nicht weißt, wo du anfangen sollst, stell dir einfach folgende Frage: Was würde passieren, wenn du Aufgabe X nicht sofort bearbeitest, welche Konsequenzen hätte das? Und wie sieht es bei Auftrag Y aus? Sind deine Kollegen darauf angewiesen, dass du die Ergebnisse ablieferst, um weiterarbeiten zu können? So verfährst du mit allen Tasks, die dein Chef dir zugeteilt hat. Diejenige Aufgabe, die am meisten Schaden anrichten kann, wird als erstes bearbeitet.
- Konsequent bleiben: Damit Prioritäten zu setzen, ist es in vielen Fällen nicht getan. Du musst außerdem das Durchhaltevermögen entwickeln, die Prioritätenliste gemäß deiner Einteilung abzuarbeiten. Das ist gar nicht so einfach, wie es zunächst klingt. Vor allem dann, wenn du keine Lust hast, die wichtige Aufgabe als erste zu bearbeiten, klingen die weniger wichtigen, dafür aber spannenderen Aufgaben von weiter unter auf der Liste nur allzu verlockend. Lass dich jedoch davon nicht von deinem Plan abbringen. Du wirst sehen, dass es sich durchaus lohnen kann, konsequent und Schritt für Schritt deine To-Do-Liste abzuarbeiten.
- Aufgaben abgeben: Auch dieser Tipp ist etwas, das ganz viele von uns noch lernen müssen. Weniger wichtige Aufgaben oder solche, die andere Personen im Team besser bearbeiten können, solltest du abgeben. Das bedeutet nicht, dass du dich davor drückst, deinen Teil zu dem Erfolg des Teams beizutragen. Im Gegenteil, wer offen und ehrlich anerkennt, dass andere Teammitglieder bei der betreffenden Teilaufgabe einen Vorteil haben, der zeigt nicht nur ein gutes Maß an Selbstreflexion, sondern auch, dass er ein Teamplayer ist. Das mögen Vorgesetzte.