E-Mails sind vor allem im beruflichen Kontext längst gang und gäbe und ersetzen damit vor allem den Brief. Erste Kontaktaufnahme? Erfolgt oft per Mail. Geschäftliche unterlagen verschicken? Mail. Einen offiziellen Termin vereinbaren? Mail. Zwar wird teamintern auch oft über Messenger-Dienste kommuniziert, eine gut formulierte E-Mail ist dadurch in proffesionellem Kontext allerdings nicht zu ersetzen. Dabei gibt es allerdings einige Fallstricke, die man kennen sollte.
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Der erste und offensichtlichste zeigt sich dabei direkt zum Einstieg in eine E-Mail: die Ansprache. Das mag kein Problem sein, wenn man einem langjährigen Bekannten eine solche Nachricht schickt. Ansonsten kann es aber schnell heikel werden. Als bewährter Grundstein galt dabei jahrelang das „Sehr geehrte“. Das kann sowohl bei einer konkreten Ansprechperson zum Einsatz kommen, als auch, wenn eine solche fehlt. Dann kann man nämlich einfach auf das gute alte „Sehr geehrte Damen und Herren“ zurückgreifen, damit sich im Zweifel jeder angesprochen fühlt. Allerdings kann diese bewährte Formel immer öfter auch nach hinten los gehen.
Die richtige Ansprache für die Kommunikation via E-Mail finden
Generell ist es wichtig, sich den Sinn und Zweck einer Nachricht per Mail vor Augen zu führen, bevor man eine Ansprache wählt. Immerhin setzt das den Ton für die ganze Kommunikation. Und wer „Sehr geehrte“ direkt an den Anfang setzt, signalisiert direkt eine enorme Förmlichkeit, die in einigen Kontexten eher abschreckend wirken kann. Denn sie wirkt unter Umständen nahezu antiquiert, was der modernen, digitalen Kommunikation entgegenläuft. Stattdessen sollte man auf einen zwar immer noch höflichen, aber weniger distanzierten Ton setzen.
So bieten sich in einer E-Mail Begrüßungen wie „Guten Tag ...“ oder auch einfach „Hallo ...“ mit einer entsprechenden Ansprache an; das gilt schon lange nicht mehr als grundsätzlich unhöflich. Schreibt man mehrere Personen an, geht das mit solchen Formulierungen genauso gut, Nachrichten an das ganze Team können auch ruhigen Gewissens mit „Liebe Kolleginnen und Kollegen“ begonnen werden.
Das bekannte „Sehr geehrte ...“ sollte hingegen nur noch in sehr ausgwählten Fällen zum Einsatz kommen. Dazu gehört immer noch die klassische Bewerbungssituation und auch sehr formeller Schriftverkehr, etwa mit einer Behörde. Ist der erste Schritt einmal gemacht, schaut man, wie die Empfängerin oder der Empfänger reagiert und geht dann unter Umständen auf den Kommunikationsstil ein.