Nie wieder Stress mit unbezahlten Rechnungen – Inkasso einfach online beauftragen

Start-ups und Einzelunternehmer haben oft zu geringe Rücklagen, um monatelang auf Zahlungseingänge zu warten oder Rechnungen von zahlungsunwilligen Kunden abzufedern.

11.06.2024, 13:22 Uhr
Nie wieder Stress mit unbezahlten Rechnungen – Inkasso einfach online beauftragen
IMAGO / Bihlmayerfotografie
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Inkassodienstleister machen diesem Ärger ein Ende und treiben die berechtigten Forderungen
schnellstmöglich ein.

Gründe für nicht bezahlte Rechnungen

Warum Kunden nicht zahlen, ist vielfältiger Natur. Hier einige der wichtigsten Gründe:

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  • Überschuldung durch Impulskäufe
  • Unzufriedenheit mit der Dienstleistung oder dem Produkt – Kunde will aus Trotz nicht zahlen
  • allgemeine Zahlungsschwierigkeiten
  • Rechnungen wurden übersehen, etwa durch einen Wechsel zuständiger Mitarbeiter
  • Ein Insolvenzverfahren wurde eingeleitet, alle Forderungen liegen nun in der Verantwortung des Insolvenzverwalters.
  • akute Erkrankung oder Tod des Schuldners
  • Kunden, die aus Prinzip erst nach mehreren Mahnungen zahlen

Konsequent offene Forderungen durchsetzen

IMAGO / Zoonar

Viele scheuen sich davor, den Schritt zu gehen, mit einem Inkassounternehmen offene Forderungen einzutreiben. Aus Angst, Kunden zu verlieren oder in einen Rechtsstreit verwickelt zu werden, oder einfach aus Bequemlichkeit. Auf die offene Summe zu verzichten, können sich aber gerade kleine Unternehmen und Selbstständige nicht leisten. Extrem ärgerlich ist das Ganze noch dazu – schließlich wurde eine Dienstleistung erbracht oder ein Produkt ausgeliefert.

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Statt zahlreiche Mahnungen zu schreiben oder sogar dem säumigen Kunden hinterher zu telefonieren, kann man ein Inkasso beauftragen und das Forderungsmanagement damit echten Profis überlassen. Natürlich wichtig: Einen seriösen Anbieter finden, der sich die Kosten für diesen Service beim Schuldner wiederholt.

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Bei langjährigen Stammkunden, die sonst immer zuverlässig und pünktlich gezahlt haben, kann eventuell ein Gespräch (telefonisch oder persönlich) zu einer Lösung führen. Vielleicht steckt der Kunde gerade in akuten Zahlungsschwierigkeiten, traut sich aber nicht, das zu kommunizieren. Eventuell lässt sich ein Ratenzahlungsplan vereinbaren, um die offene Forderung noch ohne Inkasso zu begleichen.

Inkasso beauftragen – so funktioniert es

Wenn man den Kunden nicht persönlich kennt und dieser auch nicht zu den Stammkunden zählt, lohnt es sich allerdings nicht. Ist eine Zahlung offen und die gesetzte Frist in der Mahnung wurde ebenfalls überschritten, ist der richtige Zeitpunkt, ein Inkasso-Unternehmen mit der Durchsetzung zu beauftragen.

Nach der Registrierung lassen sich offene Rechnungen einfach hochladen. Der Inkassodienstleister übernimmt dann alles Weitere und kontaktiert im nächsten Schritt den säumigen Schuldner, in der Regel sehr zügig innerhalb von 24 Stunden. Kommt der Schuldner daraufhin der Zahlung nach, ist der Fall erledigt. Ansonsten geht das Forderungsmanagement weiter, bis die Rechnungssumme inklusive aller Mahn- und Inkassogebühren eingetrieben wurde, zur Not auch mit anwaltlicher Unterstützung.

Den richtigen Inkassoanbieter finden

Hier ein paar Tipps, die bei der Suche nach dem passenden Inkassodienstleister oft hilfreich sind.

  • Der Dienstleister ist per Mail und Telefon gut erreichbar und antwortet zeitnah auf Anfragen.
  • Eingezogene Beträge werden sehr schnell und unkompliziert ausgezahlt.
  • Es steht eine transparente Übersicht über jeden Schritt des Forderungsmanagements zur
  • Verfügung.
  • Seriöse Unternehmen übertragen anfallende Inkassokosten dem Schuldner.
  • Der Dienstleister ist Mitglied des Bundesverbands Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V.
  • (BDIU).

Der richtige Umgang mit Wiederholungstätern

Sich nicht länger mit Ausreden vertrösten lassen, sondern handeln – auch wenn es sich vielleicht zunächst unangenehm anfühlt. Dem Kunden signalisieren, dass pünktliche Zahlungen wichtig sind. Das muss keine offizielle Mahnung sein, oft reicht schon eine freundliche Mail mit einer Erinnerung an die offene Rechnung. Manchmal ist diese einfach beim Kunden untergegangen, im Spamfach gelandet oder wurde nicht an die zuständige Buchhaltung weitergeleitet. Oft steckt keine böse Absicht dahinter. Aber wenn sich die Fälle häufen, sollten Unternehmer deutlich machen, dass pünktliche Zahlungen erwartet werden.