Im Schrank sammeln sich die Aktenordner und auf dem Schreibtisch türmt sich der Papierkram. Zumeist dauert es nicht lange, bis sich zahlreiche Dokumente im Arbeitszimmer befinden. Insbesondere in Deutschland ist der bürokratische Aufwand hoch. Dementsprechend gibt es hier auch einige strenge Regeln zu beachten.
Dabei gibt es einige Unterlagen und Belege, die man nicht wegwerfen darf. Die Aufbewahrungspflicht für das Original gilt sogar manchmal für das gesamte Leben. Kein Wunder also, dass viele Bürger die Organisation ihrer Unterlagen gerne abgeben. Eine Studie zeigt, dass jeder Bürger durchschnittlich mindestens acht Aktenordner zu Hause stehen hat.
Einige Dokumente muss man sein Leben lang aufbewahren
Dokumente, die man nicht wegwerfen darf, sind beispielsweise persönliche Urkunden wie Geburtsurkunde, Taufschein, Heirats- und Scheidungsurkunde und die Kirchenaustrittsbescheinigung. Auch bei Testament, Erbschein und Sterbeurkunden von Angehörigen gilt das Wegwerfverbot. Ebenso wichtig sind ärztliche Gutachten, Ausbildungs-, Abschluss- und Arbeitszeugnisse sowie Unterlagen zur Rentenberechnung. Ebenso wichtig sind der Sozialversicherungsausweis, Belege für Wohneigentum und Policen für Lebensversicherungen.
Neben dem Aktenordner sollte man auch digitale Versionen der Dokumente abspeichern. Im Notfall kann man dann immer darauf zugreifen. Es gibt aber auch Dokumente, die man nur 11 Jahre aufbewahren muss. Dazu zählen insbesondere Steuerbescheide in digitaler Form. Belege, die die Vermietung von Immobilien betreffen, wie zum Beispiel Handwerkerrechnungen, sollten digital für zehn Jahre aufbewahrt werden. Kapitalerträge, Lohnsteuerbescheinigungen und Gehaltsabrechnungen können ein Jahr nach Erhalt des Steuerbescheids entsorgt werden.